TIPPS ZUR ARBEITSORGANISATION

Die Arbeitsorganisation 

Unter Arbeitsorganisation versteht man die organisatorische Gestaltung nach Art, Umfang und Bedingungen aller Elemente des Arbeitens. Mit eine der zentralen Bedeutungen der Arbeitsorganisation ist, wie Menschen mittelbar oder unmittelbar mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Dazu zählt auch, wie sie an Arbeitsobjekten zielgerichtete Verrichtungen vornehmen, unter Nutzung von Arbeitstools, Informationen und Betriebsmitteln. Art, Umfang und Qualitätsanforderungen an die Arbeitsaufgabe müssen bestimmt werden. Hierbei muss die Aufgabenteilung zwischen den Menschen und Betriebsmitteln, das Zusammenspiel zwischen Mensch und Maschine, die Arbeitsform und die Arbeitszeit festgelegt werden. Arbeitsorganisation ist das Ergebnis der Arbeitsgestaltung. Tipps und Beispiele zur erfolgreichen Arbeitsorganisation möchten wir Ihnen nachfolgend aufzeigen. Einen Überblick über die Arbeitsorganisation in Zeiten von Corona, aber auch danach, bietet die Süddeutsche Zeitung.

Home-Office als Zukunftsmodell

Um die Herausforderungen der aktuellen Situation meistern zu können, ist Home-Office ein weit verbreitetes Mittel. Viele Unternehmen, bei denen die Möglichkeit bestand, haben ihre Mitarbeiter ins Home-Office versetzt. Aufgrund der Lockerungen, die mit der Zeit weiter zunehmen, ist es für die Arbeitnehmer wieder möglich ihre Tätigkeit von ihren Büroarbeitsplatz auszuüben.

Bei vielen Unternehmen wird auch nach der Coronavirus-Pandemie das Thema Home-Office aktuell bleiben. Doch hierbei stellen sich viele Fragen. Wieviel Home-Office ist überhaupt möglich und wieviel ist erstrebenswert? Thomas Rigotti, Arbeitspsychologe der Uni Mainz, gibt auf diese und weitere Fragen im Gespräch mit dem SWR1 seine Einschätzungen ab.

Das komplette Interview finden Sie hier.

Eine der vielen Erkenntnisse der Coronavirus-Pandemie ist, dass viele Arbeitstätigkeiten ortsflexibel und somit auch im Home-Office ausgeübt werden können. Aufgrund dieser Erfahrung planen viele Unternehmen die Verstetigung bzw. den Ausbau von Home-Office. Im Branchenreport Informationswirtschaft vom August 2020 untersuchte das ZEW - Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung GmbH die Ausweitung von Home-Office in den Branchen „Informationswirtschaft“ und „Verarbeitendes Gewerbe“ unter Berücksichtigung der Unternehmensgröße. Zudem gibt die Studie Aufschluss über die Intensität der Nutzung von Home-Office in Unternehmen vor, während und nach der Coronavirus-Pandemie.

Den ZEW Branchenreport finden Sie hier. 

Arbeiten im Home-Office - Das müssen Sie wissen

Aufgrund der Coronavirus-Pandemie wechseln deutschlandweit viele Arbeitnehmer ins Homeoffice. Die Mehrzahl der Arbeitgeber und -nehmer haben in Zusammenhang mit Home-Office wenig bis keine Erfahrungen. Oft wurde Home-Office ohne wirkliche Vorbereitung in den Unternehmen implementiert. So entstehen viele Unsicherheiten und Fragen.

Simon A. Fischer, Professor für Wirtschaftsrecht, gibt in der Rhein-Neckar-Zeitung Auskunft, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und -nehmer in Bezug auf Home-Office haben.

Den kompletten Bericht mit allen Fragen und Antworten finden Sie hier.

Home-Office ist meist ein wichtiger Bestandteil der Sicherheits- und Hygienekonzepte der Unternehmen. Bei all den Fragestellungen, mit denen sich Unternehmen und Arbeitnehmer bei der Umstellung auf Home-Office beschäftigen mussten, wurden die steuerrechtlichen Aspekte meisten nicht bedacht. In einem Artikel der Zeit wird der Themenbereich Home-Office, mit Fokus auf steuerrechtliche Fragen, näher beleuchtet.

Den kompletten Bericht finden Sie hier. 

6-Punkte-Checkliste für das Home-Office

Aufgrund der aktuellen Krisensituation und den angeordneten Verfügungen arbeiten viele Arbeitgeber und -nehmer in Deutschland zurzeit dauerhaft im Home-Office. Um diese Herausforderung meistern zu können, bedarf es einer strukturierten Vorgehensweise im Unternehmen.

In Deutschland haben Arbeitnehmer kein Anrecht auf Home-Office. Hierzu bedarf es einer unternehmensinternen oder individuellen Vereinbarung. Eine konkrete vertragliche Regelung, in der die Bedingungen und Ausgestaltung der Arbeit im Home-Office geregelt sind, schaffen rechtliche Sicherheit. Die Arbeitszeitregelungen sind identisch mit den Arbeitsplätzen ohne eine Erweiterung um Home-Office. Auf den Bereich Datenschutz sollte ein besonders hoher Fokus liegen. Besonders personenbezogene Daten dürfen nicht an Dritte, wie Personen im Haushalt, gelangen. Neben diesen rechtlichen Gegebenheiten bedarf es auch einer entsprechenden Ausstattung. Möbel, Beleuchtung und Software müssen den Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes entsprechen. Die anfallenden Kosten, die für entsprechende Arbeitsmittel anfallen, muss der Arbeitgeber tragen. In diesem Zusammenhang sollten Haftungsfragen in einem Schadensfall schriftlich festgehalten werden.

Eine detaillierte Auflistung der 6-Punkte-Checkliste für das Home-Office finden Sie hier.

Mitarbeiterführung aus dem Home-Office

Die Frage, die alle Personen mit Führungsverantwortung in der momentanen Situation der Coronavirus-Pandemie umtreibt ist, ob man als Führungskraft auf Dauer ortsunabhängig arbeiten kann. Hierbei geht es in den meisten Fällen nicht ums „Können“, sondern ums „Wollen“. Immer mehr Unternehmen haben keinen festen Firmensitz bzw. kein stationäres Büro. Um moderne Arbeitsformen zu etablieren, muss eine neue Art der Unternehmenskultur und eine neue Form der Zusammenarbeit erarbeitet werden. Zudem muss der Führungsgedanke viel ernster genommen werden.

In einem Interview mit Teresa Bauer, Geschäftsführerin Getremote.de, wird das Thema Führung von Mitarbeitern im Home-Office genauer belichtet. Hierbei werden nicht nur wichtige Voraussetzungen und Hinweise genannt, sondern auch mögliche Lösungsansätze für Herausforderungen beschrieben. Das komplette Interview finden Sie hier. 

Virtuelles Arbeiten

Aufgrund der Verfügbarkeit von Notebooks, Tablets und Smartphones ist die Anbindung an unternehmensinterne Systeme / IT-Infrastruktur ohne großen technischen Aufwand möglich. Um im Home-Office weiterhin die Kommunikation zu Kollegen, Führungskräften und Kunden aufrecht zu erhalten, bedarf es entsprechender technischer Lösungen. Standard Kommunikationstools wie Telefon und E-Mail bilden die Grundlage um weiterhin in Kontakt zu bleiben. Ergänzend hierzu gibt es auch weitere Lösungen. Sogenannte Projektmanagement-Apps eignen sich eher weniger für reine Kommunikation, Chats eignen sich weniger zur Besprechung komplexer Themen, bei denen auch die Körpersprache, Mimik und Gestik der Gesprächspartner wichtig ist. Hierfür eignet sich die Video-Telefonie. Zudem sind Messenger-Dienste und Chats sehr gut für schnelle und kontextbezogene Kommunikation (Parallel-Kanal bei Video-Calls) geeignet. Hierbei gilt es festzulegen, welche Kommunikationswege und -tools im Unternehmen für welchen Zweck verwendet werden. Regelmäßige Arbeitsabsprachen zwischen Kollegen und den Führungskräften sollten im Vorfeld definiert werden. Sind diese Kommunikationsregeln geklärt, ist allein schon ein großer Schritt in Richtung virtuellen Arbeitens getan. Ein Überblick über das virtuelle Arbeiten verschafft Ihnen auch dieses Video des Hessischen Rundfunks.

Viele virtuelle Lösungen, die während der Anfangszeit der Coronavirus-Pandemie als Ausnahme und notwendige Hilfe angesehen wurden, werden wahrscheinlich in Zukunft zur Normalität im Berufsalltag. Bereits größere Unternehmen gehen davon aus, dass die Präsenzpflicht der Arbeitnehmer im Büro nicht wieder auf 100 Prozent ansteigen wird. Gerade digitale Unternehmen und Forschungsteams setzen sich momentan intensiv mit Produktentwicklungen für mögliche Arbeitsweisen in der Zukunft auseinander. In einem Artikel des Nachrichtenmagazins Focus wird dieses Themengebiet genauer behandelt. Den kompletten Bericht finden Sie hier. 

Arbeiten im Büro

Neben den virtuellen Kommunikationsmöglichkeiten ist die Arbeitsorganisation auch im Büro zu berücksichtigen. Hierbei sollte der Fokus auf einem ergonomisch und funktional eingerichteten Arbeitsplatz liegen. Auch häufig zu verwendende Arbeitsgeräte, wie Drucker, Scanner und Büromaterialien, sollten in unmittelbarer Nähe zum passenden Arbeitsplatz sein. Um Synergieeffekte zwischen den Mitarbeitern effektiv zu nutzen, sollten thematische Fachbereiche in räumlicher Nähe zueinender sein. Das förderfähige Beratungsprogramm unternehmensWert:Mensch unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Entwicklung moderner, mitarbeiterorientierter Personalstrategien. 

Hinweise und Tipps zur Arbeitsorganisation und zu Arbeitsschutzstandards im Büro in Zeiten der Coronaviruspandemie finden Sie hier.

Weitere Informationen

Unser Kooperationspartner das RKW-Kompetenzzentrum bietet eine Übersicht bezüglich der Arbeitsorganisation in Zeiten von Corona - und darüber hinaus.

Weitere Informationen zum Thema Home-Office erhalten Sie auch hier.

Bei Fragen bezüglich der Arbeitsorganisation und Home-Office können Sie sich jederzeit an uns wenden!